Über meinen Werdegang und meine Motivation
Meine berufliche Laufbahn in der Projektassistenz ist geprägt von einer tiefen Begeisterung für strukturierte Organisation und moderne IT-Infrastrukturen. In den vergangenen Jahren habe ich mich von der klassischen administrativen Unterstützung zu einer technologieaffinen Schnittstellenakteurin entwickelt. Für mich ist Projektassistenz kein reines Verwalten von Terminen, sondern das aktive Schaffen von optimalen Rahmenbedingungen, damit Projektteams und Entwickler agil und effizient arbeiten können.
Ich habe früh erkannt, dass eine exzellente Projektassistenz heute tiefes IT-Verständnis benötigt. In meiner letzten Position in einem mittelständischen IT-Dienstleistungsunternehmen war ich nicht nur für das klassische Projekt-Controlling und das Stakeholder-Reporting verantwortlich, sondern habe mich aktiv in die technische Systemlandschaft eingebracht. Ich habe die Migration unserer Projektmanagement-Tools von einer serverbasierten Lösung hin zu Jira Cloud und Confluence federführend begleitet. Dabei habe ich Workflows automatisiert, Berechtigungskonzepte erstellt und das Team im Umgang mit den neuen Tools geschult.
Durch meine Schnittstellenfunktion zwischen der Geschäftsführung, den IT-Spezialisten und den externen Kunden spreche ich „beide Sprachen“: Ich kann komplexe technische Anforderungen der Softwareentwickler in klare, verständliche Statusberichte für das Management übersetzen. Meine Arbeitsweise ist stark datengetrieben. Ich nutze fortgeschrittene Datenanalysen in MS Excel (inkl. Pivot-Tabellen und VBA-Makros) und Power BI, um Abweichungen im Projektbudget oder im Zeitplan frühzeitig zu erkennen und proaktiv Gegenmaßnahmen vorzuschlagen.
Ob im klassischen Projektmanagement nach Wasserfall-Methode oder in agilen Scrum-Sprints – ich behalte auch in kritischen Projektphasen stets den Überblick, arbeite lösungsorientiert und entlaste die Projektleitung spürbar im operativen Tagesgeschäft.
BERUFLICHE STATIONEN
03/2022 – heute | IT-Projektassistenz / PMO-Support Muster IT-Solutions GmbH, Hamburg (Branchenfokus: Softwareentwicklung & Cloud-Infrastruktur)
- Unterstützung der Projektleitung bei der Planung, Steuerung und dem Controlling von IT-Großprojekten (Budgetvolumen bis zu 500.000 €).
- Verantwortung für das agile Task-Management in Jira: Erstellung von Dashboards, Sprint-Boards und automatisierten Reports für das Stakeholder-Management.
- Pflege und Strukturierung der Projektdokumentation in Confluence (Aufbau einer internen Wissensdatenbank).
- Schnittstellenkommunikation zwischen Product Ownern, Scrum Masters und der kaufmännischen Abteilung.
- Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Projekt-Meetings (Kick-offs, Daily Stand-ups, Retrospektiven).
08/2019 – 02/2022 | Projektassistentin Digital Business Consulting AG, Hannover (Branchenfokus: Digitale Transformation)
- Klassisches Projekt-Monitoring (Meilenstein-Trendanalysen, Ressourcenplanung, Soll-Ist-Vergleiche).
- Erstellung von managementtauglichen Präsentationen, Projektberichten und Entscheidungsvorlagen in MS PowerPoint.
- Kaufmännische Projektabwicklung: Rechnungsprüfung, Vorbereitung des Monatsabschlusses und Reisekostenabrechnung für das Projektteam.
- Zentrale Ansprechpartnerin für Kunden und externe Projektpartner.
IT- UND SOFTWARE-SKILLS
- Projektmanagement-Tools: Jira (Experte), Confluence (Experte), MS Project (Sehr gut), Trello / Asana (Sehr gut)
- Datenanalyse & Controlling: MS Excel (Fortgeschrittene Funktionen, Pivot, VBA), Microsoft Power BI (Grundkenntnisse)
- Office- & Kollaborations-Suiten: MS Office 365 (Word, PowerPoint, Teams, SharePoint), Google Workspace
- IT-Grundverständnis: Basiswissen in agilen Frameworks (Scrum, Kanban), Grundkenntnisse in SQL (Datenbankabfragen) und HTML/CSS
